Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Verantwortlicher (Art. 14 Abs. 1 lit. a DSGVO)

[Unternehmensname]
[Straße Hausnummer], [PLZ] [Ort]
E-Mail: [datenschutz@ihrunternehmen.de]

Auftragsverarbeiter (Art. 14 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Ihr Arbeitgeber nutzt zur Verwaltung von Unterweisungen und Qualifikationsnachweisen die Software Compliar (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Compliar verarbeitet Ihre Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung Ihres Arbeitgebers.

Zweck und Rechtsgrundlage (Art. 14 Abs. 1 lit. c, d DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten des Arbeitgebers nach:

• ArbSchG §3 (Pflichten des Arbeitgebers zur Arbeitssicherheit)
• DGUV Vorschrift 1 §2 (Grundsätze der Prävention)
• Ggf. weiterer branchenspezifischer Vorschriften

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Verarbeitete Datenkategorien (Art. 14 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Vor- und Nachname
• Personalnummer (sofern vorhanden)
• Abteilung / Team
• Absolvierte Unterweisungen und Qualifikationsnachweise (Name, Datum, Ablaufdatum)
• Hochgeladene Zertifikats-Scans (PDF/Bild) — zur automatischen Erkennung des Ablaufdatums werden diese an Mistral AI SAS (Frankreich, EU) übermittelt. Mistral speichert diese Daten nicht dauerhaft (Zero Data Retention).

Empfänger der Daten (Art. 14 Abs. 1 lit. e DSGVO)

• Compliar (Auftragsverarbeiter, Deutschland) — Betrieb der Verwaltungssoftware
• Mistral AI SAS (Frankreich, EU) — OCR-Verarbeitung von Dokumenten-Scans (kein dauerhafter Datentransfer)
• Supabase Ltd. (Irland, Datenbankserver Frankfurt DE) — Datenbankhosting

Es erfolgt kein Transfer personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Speicherdauer (Art. 14 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Ihre Daten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus mindestens 5 Jahre nach Ablauf des letzten Nachweises gespeichert (DGUV Vorschrift 1). Bei Kollision mit einer Löschpflicht (Art. 17 DSGVO) werden Daten gesperrt statt gelöscht, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Ihre Rechte (Art. 14 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Sie haben folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen (Ihrem Arbeitgeber):

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen (für NRW: ldi.nrw.de).